La transformación digital se ha convertido en una prioridad para las empresas y los profesionales autónomos. En este contexto, la Ley Crea y Crece gestión de empresas ha marcado un hito importante en España al establecer la obligatoriedad de la factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos.
Esta medida no solo tiene implicaciones legales, sino que también representa una oportunidad para mejorar la gestión empresarial, aumentar la eficiencia y reducir costes.
Si tienes una empresa o trabajas como autónomo, es fundamental que sepas qué es la factura electrónica obligatoria, cómo te afecta esta normativa y qué pasos debes seguir para adaptarte correctamente. Y, en este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite, envía y almacena por medios electrónicos. Debe contener los mismos datos fiscales que una factura tradicional y estar firmada digitalmente para garantizar su autenticidad, integridad y legibilidad.
Entre los formatos más utilizados destaca Facturae, un modelo estructurado promovido por la Agencia Tributaria y especialmente utilizado en operaciones con la administración pública.
¿Qué establece la Ley Crea y Crece?
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, tiene como objetivo facilitar la creación de empresas, mejorar su acceso a financiación y, sobre todo, luchar contra la morosidad comercial. Uno de los pilares de esta ley es la implantación obligatoria de la factura electrónica entre empresarios y profesionales, con el fin de garantizar una mayor transparencia y control en las transacciones.
La norma establece una implementación progresiva en función del volumen de facturación:
- Las empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros deberán emitir facturas electrónicas un año después de que se publique el reglamento técnico correspondiente (previsto para 2025).
- El resto de empresas y autónomos tendrán un plazo de dos años desde la publicación del reglamento para adaptarse (previsiblemente, hasta 2026).
¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?
Esta obligación afecta a todas las empresas y profesionales autónomos en sus relaciones comerciales B2B (business to business). Es decir, cuando emites facturas a otras empresas o autónomos. No afecta, de momento, a las relaciones con consumidores finales (B2C), aunque cada vez más clientes demandan este tipo de comprobante digital.
¿Por qué es importante adaptar tu gestión empresarial?
La adaptación a la factura electrónica no debe verse solo como una imposición legal, sino como una oportunidad de mejora en la gestión empresarial. Digitalizar el proceso de facturación supone beneficios como:
- Mayor control de ingresos y pagos.
- Reducción de errores y duplicidades.
- Mejora del flujo de caja.
- Automatización de tareas administrativas.
- Acceso inmediato a datos contables y fiscales.
Integrar esta herramienta en tu sistema de gestión empresarial te permitirá operar de forma más ágil y profesional, al tiempo que cumples con la normativa vigente.
Consejos para cumplir con la Ley Crea y Crece en la gestión de tu empresa
1. Anticípate al cambio
Aunque el uso obligatorio de la factura electrónica aún no es inmediato para todos, cuanto antes te adaptes, mejor. Comenzar a emitir facturas electrónicas de forma voluntaria te dará tiempo para probar herramientas, capacitar a tu equipo y evitar errores cuando la obligación entre en vigor.
2. Elige un software de facturación electrónica fiable
Existen múltiples herramientas en el mercado que permiten emitir y gestionar facturas electrónicas de forma sencilla. Busca un software que cumpla con los requisitos legales (firma digital, formatos estructurados, integración con la AEAT, etc.) y que se adapte a las necesidades de tu empresa.
Algunos programas ofrecen funcionalidades adicionales como la gestión de inventario, control de pagos, conexión bancaria y generación de informes contables, lo que permite centralizar la gestión empresarial en un solo sistema.
3. Obtén y gestiona tu certificado digital
Para emitir facturas electrónicas con validez legal es necesario disponer de un certificado digital. Este certificado identifica al emisor y permite firmar electrónicamente los documentos. Puedes solicitarlo a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o de otros proveedores autorizados.
Recuerda que debe renovarse periódicamente y que es recomendable tener una copia de seguridad segura y actualizada.
4. Forma a tu equipo
Si trabajas con un equipo, asegúrate de que todos comprendan cómo funciona la factura electrónica y qué cambios implica en su día a día. Una buena formación evitará errores y facilitará una transición más fluida.
Además, si colaboras con asesores fiscales o gestores externos, asegúrate de que también están al tanto de los cambios y coordinados con tu sistema.
5. Aprovecha para revisar y optimizar tu gestión
La adopción de nuevas tecnologías es una excelente oportunidad para analizar tus procesos empresariales. Revisa cómo gestionas actualmente la facturación, los cobros, el seguimiento de pagos y la contabilidad general. La digitalización puede ayudarte a automatizar tareas repetitivas y dedicar más tiempo a actividades estratégicas.
6. Cumple con los plazos y guarda copias
Las facturas electrónicas deben almacenarse digitalmente durante el tiempo que exige la legislación (al menos 4 años). Asegúrate de que tu sistema permite una correcta conservación, búsqueda y exportación de facturas en caso de inspección o consulta.
En definitiva, la obligatoriedad de la factura electrónica para empresas y autónomos es una de las medidas clave de la Ley Crea y Crece, y marcará un antes y un después en la forma de gestionar los negocios en España. Aunque pueda parecer una exigencia técnica, en realidad es una palanca para modernizar la gestión empresarial, aumentar la eficiencia y reducir los impagos.Adoptar herramientas adecuadas, formarte y anticiparte al cambio te permitirá no solo cumplir con la ley, sino también mejorar la salud financiera y organizativa de tu empresa. La transformación digital ya no es una opción, es una necesidad. Y la factura electrónica, su primer gran paso.